La IA en el trabajo

Tres preguntas que tu empresa debería poder responder hoy. ¿Qué herramientas de IA se pueden usar, y con qué cuenta? ¿Qué datos no pueden entrar en ellas? ¿Quién revisa lo que sale de ellas antes de que llegue a un cliente o se decida algo sobre una persona?

Si en tu trabajo nadie sabe contestar, no es raro. Puede que en tu equipo alguien use ya un asistente con su cuenta personal mientras la empresa todavía no ha dicho nada. Ese hueco es donde pasan los problemas: datos de clientes en una herramienta que nadie ha revisado, un texto inventado que llega firmado a quien no debía, una decisión que nadie miró.

Esta lección es para cerrar ese hueco desde tu sitio, mandes o no. Verás qué preguntar, qué cambia entre una cuenta personal y una de empresa, cuándo avisar de que has usado IA y qué no automatizar sin revisión. Al final escribirás una norma de uso de una página para tu equipo.

No hace falta ser jefe para hacer estas preguntas. Hacerlas protege a tu empresa, a sus clientes y a ti.

Qué preguntar en tu empresa

• ¿Qué herramientas de IA están aprobadas, y para qué tareas?
• ¿Hay cuentas de empresa, o cada uno usa la suya?
• ¿Qué datos no pueden entrar nunca: de clientes, de pacientes, de la plantilla, contratos?
• ¿Quién revisa lo que se hace con IA antes de que salga?
• ¿A quién pregunto si tengo una duda?
• ¿Usa la empresa algún sistema automático para decidir sobre la plantilla, como turnos, evaluaciones o selección?

La última pregunta tiene respaldo legal. Desde la Ley 12/2021, el Estatuto de los Trabajadores da al comité de empresa derecho a que le informen de los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de IA que influyen en las condiciones de trabajo, en el acceso y mantenimiento del empleo y en la elaboración de perfiles. Y el Reglamento de IA añade que, antes de usar en el trabajo un sistema de alto riesgo, la empresa tiene que informar a los representantes y a las personas afectadas.

Pregunta por escrito y guarda la respuesta. Si no la hay, ya tienes por dónde empezar.

Cuenta personal o de empresa

Puede parecer el mismo asistente, pero no es lo mismo usarlo con tu cuenta personal que con una de empresa.

• Quién decide. Con tu cuenta, decides tú y respondes tú. Con la de empresa, la empresa ha elegido la herramienta y responde de ella.
• Qué se hace con los datos. Las versiones para empresas suelen tener condiciones más estrictas, por contrato: por ejemplo, no entrenar con lo que escribes. Las personales dependen de tus ajustes.
• Qué se puede controlar. En una cuenta de empresa, alguien puede gestionar el acceso, los permisos y lo que se conserva.

Por eso los datos del trabajo van en la herramienta que haya aprobado tu empresa, aunque la tuya sea más cómoda o más lista. Si no hay ninguna aprobada, la respuesta no es usar la tuya a escondidas: es preguntar, y mientras tanto trabajar sin datos reales, como en la lección 1.

Y cuidado con las extensiones y los complementos que se conectan al correo o a los documentos del trabajo: también son herramientas de IA, y también tienen que estar aprobadas.

Cuándo avisar de que has usado IA

No hay una norma única que obligue a decirlo siempre. Hay una regla práctica que sirve casi siempre: avisa cuando quien recibe tu trabajo querría saberlo.

• Cuando entregas algo como tu trabajo experto, y la otra persona confía en que lo has hecho tú.
• Cuando un contrato, tu empresa, tu universidad o la publicación donde escribes lo piden.
• Cuando publicas imágenes, audios o vídeos realistas generados con IA: el Reglamento de IA pide avisar de los contenidos falsos realistas.
• Cuando la IA ha hecho una parte importante, no solo corregir las erratas.

Avisar no te quita responsabilidad, ni usar IA te la quita. Lo que firmas es tuyo: si lleva un error, el error es tuyo, lo haya escrito quien lo haya escrito. Avisar solo hace que el otro sepa cómo leerlo.

Cuando avises, sé concreto: «He usado un asistente para el primer borrador y lo he revisado yo» dice más que «hecho con IA».

Qué no automatizar sin revisión

La IA puede preparar casi cualquier cosa. Lo que no conviene es que algunas cosas salgan sin que las mire alguien que las entienda y las pueda parar:

• Decisiones sobre personas: selección, evaluaciones, sanciones, turnos. Además, en empleo es un uso de alto riesgo para el Reglamento de IA.
• Dinero: pagos, presupuestos, facturas. INCIBE contó en 2024 el caso de una empresa que pagó tras una llamada con la voz imitada de su director; entre sus consejos, que ningún pago se apruebe solo por teléfono y que los grandes los aprueben dos personas.
• Lo legal, lo médico y la seguridad, donde un error tiene consecuencias.
• Lo que sale en tu nombre: correos a clientes, publicaciones, respuestas oficiales.
• Lo que no se puede deshacer.

Revisar no es echar un vistazo: es leerlo como si lo hubieras escrito tú y estar en condiciones de decir que no.

Cómo proponer una norma

Una norma de uso no tiene que ser un documento largo ni la tiene que escribir un abogado. Para un equipo, basta una página que responda a las preguntas de esta lección: qué herramientas, qué datos nunca, quién revisa, cuándo se avisa y a quién preguntar.

Tres consejos para que funcione:

• Concreta. «No metemos datos de pacientes» se cumple; «usamos la IA con responsabilidad», no.
• Corta. Si no cabe en una página, nadie la recordará.
• Revisable. Pon una fecha para revisarla, por ejemplo cada seis meses, porque las herramientas cambian.

Proponla como un borrador para hablarlo, no como algo cerrado. Y si en tu empresa ya hay quien lleva estos temas, como protección de datos, informática o el comité, cuenta con ellos desde el principio.

En la práctica siguiente la escribes rellenando seis campos.

Hazlo: tu norma de uso, propuesta

1. Haz en tu empresa las preguntas de esta lección, por escrito, y apunta qué te responden y qué no sabe nadie.
2. Escribe tu norma de uso con la práctica de esta lección.
3. Enséñasela a alguien de tu equipo o a quien coordine, como borrador. Apunta qué te dice y qué cambiarías.

Guárdalo en tu cuaderno. Con esta lección, tu cuaderno tiene tus límites, tu plan ante un engaño, la petición de tus datos y una norma de uso: lo básico para usar la IA con responsabilidad, en casa y en el trabajo.

Si trabajas por tu cuenta, la norma es para ti y para quien trabaje contigo: tus clientes también agradecerán saber cómo usas la IA con sus datos.

Y si no es el momento de proponerla, guárdala: las normas suelen llegar después del primer problema, y tener una preparada ahorra prisas.